Antes de firmar
No es un alquiler ordinario si firma la empresa
El punto crÃtico no es solo quién paga la renta. Cuando la arrendataria es una sociedad y la vivienda la ocupa un empleado, el contrato debe explicar quién usa realmente el inmueble, con qué finalidad y si puede haber sustituciones.
Una redacción genérica puede afectar a IVA, duración, prórrogas, fianza, responsabilidad por daños, subarriendo y salida del trabajador. Por eso conviene revisar el contrato como operación de vivienda y como documento fiscal.
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Evalúa el contrato antes de cerrarlo
Cómo redactar y revisar el contrato
Empresa arrendataria y usuario real
Si la empresa firma como arrendataria, identifica la vivienda, la persona usuaria, el vÃnculo laboral o profesional y el periodo de ocupación. Si la vivienda queda a disposición de empleados rotativos, el riesgo cambia: no es lo mismo alojar a un empleado concreto que gestionar una bolsa flexible de ocupantes.
Incluye anexo con ocupante autorizado, normas de uso, entrega de llaves, inventario, suministros y procedimiento para sustituir a la persona usuaria. Si el trabajador cambia de destino o termina la relación laboral, el contrato debe decir quién entrega la vivienda y en qué plazo.
IVA y uso exclusivo como vivienda
La Agencia Tributaria explica que el alquiler de vivienda puede estar exento de IVA cuando se destina a uso exclusivo como vivienda y, si el arrendatario es una empresa que cede el uso a empleados, el contrato identifica de forma concreta y especÃfica a las personas usuarias. Si el contrato permite uso empresarial, cesión abierta, subarriendo o servicios propios de hospedaje, el análisis fiscal puede cambiar.
No decidas IVA solo por la etiqueta del contrato. Revisa uso real, ocupante, servicios incluidos, posibilidad de subarrendar, duración y si la empresa explota o simplemente facilita vivienda al empleado.
Cláusulas laborales y de vivienda
El contrato de arrendamiento no debe sustituir al contrato laboral. Si la vivienda forma parte de la retribución o de un desplazamiento, conviene separar contrato de alquiler, anexo de ocupación y documento laboral o polÃtica interna. Asà queda claro qué pasa con fianza, suministros, daños, visitas, convivencia y devolución de llaves.
Gastos, fianza y responsabilidad
Define quién paga renta, fianza, suministros, comunidad, tasa de basuras, pequeñas reparaciones y daños causados por ocupantes o invitados. Si la empresa paga todo y descuenta algo al empleado, esa regla debe estar en el documento interno correspondiente, no solo en conversaciones.
Cláusula por cláusula: qué debe incluir el contrato
Un contrato de alquiler de vivienda para empleados debe cubrir las cláusulas esenciales de la LAU y añadir las especÃficas de la relación empresa-empleado-propietario. Estas son las cláusulas que debe contener:
1. Identificación de las partes
Debe figurar el arrendador (propietario), la arrendataria (empresa con sus datos registrales y representante legal) y el ocupante autorizado (empleado con nombre, DNI y puesto). El ocupante firma como parte interviniente, no como arrendatario, lo que deja claro que la relación contractual es con la empresa.
2. Objeto del contrato y destino de la vivienda
Identifica el inmueble con dirección, referencia catastral y superficie. El destino debe ser exclusivamente vivienda del empleado, prohibiendo expresamente uso empresarial, profesional, turÃstico o mixto. Esta cláusula es clave para mantener la exención de IVA.
3. Duración y prórrogas
Fija la duración inicial y las condiciones de prórroga. La LAU establece prórrogas obligatorias hasta 5 años (o 7 si el arrendador es persona jurÃdica). Si el contrato se vincula a un puesto de trabajo, conviene incluir una cláusula de resolución anticipada vinculada a la extinción de la relación laboral.
4. Renta y actualización
La renta la paga la empresa directamente al propietario. Especifica el importe, el dÃa de pago, la cuenta bancaria y el método de actualización (IPC). La empresa puede repercutir todo o parte de la renta al empleado como retribución en especie, pero eso debe reflejarse en la nómina, no en el contrato de alquiler.
5. Fianza y garantÃas
La fianza legal (una mensualidad) la deposita la empresa y el propietario debe registrarla ante el organismo autonómico correspondiente. Pueden pactarse garantÃas adicionales (aval bancario, seguro de impago). Consulta la guÃa sobre aval para alquiler para más detalles sobre fianzas y garantÃas.
6. Gastos y suministros
Define quién asume cada gasto: comunidad, IBI, tasa de basuras, agua, luz, gas e internet. Lo habitual es que la empresa pague renta y el empleado asuma suministros, pero puede pactarse de otro modo. Los acuerdos internos empresa-empleado deben constar en documento aparte.
7. Ocupación y cambio de ocupante
Identifica al empleado concreto que ocupará la vivienda. Cualquier cambio debe requerir autorización escrita del propietario. Esta cláusula evita que la empresa introduzca ocupantes distintos sin control del arrendador.
8. Prohibición de cesión y subarriendo
ProhÃbe expresamente ceder el contrato, subarrendar o alojar a terceros no autorizados. Si se permite la convivencia con familiares del empleado, debe regularse en el anexo de ocupación.
9. Salida del trabajador
Establece el procedimiento si el empleado causa baja, se traslada o finaliza su relación con la empresa: plazo para comunicarlo al propietario (7-15 dÃas), posibilidad de designar un nuevo ocupante y plazo para la entrega de llaves y el inventario de salida.
10. Conservación y reparaciones
Distingue entre reparaciones menores (uso ordinario, a cargo de la empresa o del ocupante) y reparaciones estructurales (a cargo del propietario). Incluye referencia al inventario de entrada y salida.
¿Es obligatorio registrar el contrato?
El contrato de alquiler de vivienda no es obligatorio registrarlo en ningún organismo para que sea válido entre las partes. Basta con la firma de arrendador, arrendataria y ocupante para que surta efectos legales.
Sin embargo, sà existen obligaciones de registro en estos casos:
- Fianza: el propietario debe depositar la fianza en el organismo autonómico correspondiente en el plazo establecido por cada comunidad (generalmente 30 dÃas desde la firma o desde la entrega).
- Registro de la Propiedad: la inscripción del contrato es voluntaria, pero recomendable si hay garantÃas adicionales o si se quiere que la duración pactada sea oponible a terceros.
- Retribución en especie: si la empresa descuenta parte de la renta al empleado, debe comunicarlo a la Seguridad Social y reflejarlo en las nóminas.
Recuerda que para alquilar una vivienda es necesario que esta disponga de la cédula de habitabilidad vigente, documento que acredita que la vivienda reúne las condiciones mÃnimas para ser habitada.
Descargar plantilla del contrato
Puedes descargar la plantilla completa del contrato de alquiler de vivienda para empleados en formato Word rellenable, con todas las cláusulas explicadas listas para adaptar a tu caso:
- Plantilla en Word (formato .docx, rellenable)
- Plantilla en texto (mismo contenido en formato editable) (formato .txt, editable)
Cláusulas crÃticas
Qué revisar en el borrador
| Punto | Debe quedar claro | Riesgo si falta |
|---|---|---|
| Usuario concreto | Nombre del empleado o regla documentada de sustitución | Duda fiscal y conflicto sobre ocupantes autorizados. |
| Uso de vivienda | Prohibición de actividad empresarial, hospedaje o alojamiento turÃstico | Posible cambio de IVA, licencia o uso permitido. |
| Cesión y subarriendo | Prohibición expresa salvo autorización escrita | Entrada de terceros no controlados por el propietario. |
| Salida del trabajador | Plazo de entrega de llaves si termina destino o relación laboral | La empresa sigue obligada aunque el empleado se marche. |
| Gastos y daños | Fianza, suministros, comunidad, basuras, inventario y reparaciones | Discusiones al final del contrato o al liquidar garantÃas. |
Documentos que conviene preparar
Borrador completo del contrato
ArrendamientoIncluye anexos, inventario, ocupante autorizado, prohibición de cesión y forma de notificación.
Identificación del empleado usuario
AnexoNombre, documento, relación con la empresa, fecha de entrada y reglas de sustitución.
Criterio fiscal aplicado
IVAJustificación de exención o repercusión de IVA según uso real, ocupante y servicios.
Entrega y devolución
PruebaActa de llaves, fotos, lecturas de suministros y estado del inmueble.
Checklist antes de firmar
- Confirmar que la vivienda se destina a uso residencial y no a oficina, alojamiento turÃstico o uso mixto.
- Identificar al empleado usuario y prohibir cesión o subarriendo no autorizado.
- Decidir IVA con el contrato completo, no solo con la factura propuesta.
- Separar fianza legal, garantÃas adicionales, suministros, comunidad y tasa de basuras.
- Regular salida del trabajador, sustitución de ocupante, daños, inventario y devolución de llaves.
Siguiente paso
GuÃas relacionadas
Preguntas frecuentes
¿El alquiler a una empresa para empleados lleva IVA?
Puede estar exento si se destina a vivienda y el contrato identifica de forma concreta a las personas usuarias. Si hay uso empresarial, cesión abierta o servicios de hospedaje, hay que revisar el caso.
¿Puede vivir cualquier trabajador de la empresa?
No lo dejes abierto si quieres reducir riesgo fiscal y contractual. Lo prudente es identificar usuarios o regular sustituciones por escrito.
¿El empleado firma también el alquiler?
Depende del diseño. Puede firmar como ocupante autorizado o aceptar un anexo interno, pero la empresa arrendataria seguirá respondiendo frente al propietario si asà figura en el contrato.
¿Qué pasa si el trabajador deja la empresa?
El contrato debe prever salida, devolución de llaves, sustitución, inventario y responsabilidades. Si no, la empresa puede quedar obligada mientras el ocupante sigue dentro.
¿Es obligatorio registrar el contrato de alquiler en algún organismo?
No, el contrato es válido desde la firma sin necesidad de registro. Sà es obligatorio depositar la fianza en el organismo autonómico correspondiente. La inscripción en el Registro de la Propiedad es voluntaria.
¿Qué cláusulas debe incluir un contrato de alquiler para empleados?
Debe incluir: identificación de partes (incluyendo ocupante), objeto y destino exclusivo a vivienda, duración, renta y actualización, fianza y garantÃas, gastos y suministros, ocupación y cambio de ocupante, prohibición de cesión, salida del trabajador, conservación y reparaciones, y ley aplicable.
¿Quién paga la fianza del alquiler, la empresa o el empleado?
Lo paga la empresa como arrendataria, y puede acordar internamente con el empleado su repercusión total o parcial mediante documento interno o polÃtica laboral. El propietario recibe la fianza de la empresa y debe depositarla ante el organismo autonómico.
¿Hace falta cédula de habitabilidad para alquilar a una empresa?
SÃ, la vivienda debe tener la cédula de habitabilidad vigente igual que en cualquier alquiler de vivienda. Es responsabilidad del propietario disponer de este documento que acredita que la vivienda reúne condiciones mÃnimas de habitabilidad.
Descarga la plantilla en Word
- Descarga el modelo de contrato de alquiler de vivienda para empleados en formato Word (.docx) listo para editar con tus datos.
- Incluye clausulas de duracion, renta, fianza, IVA, ocupante, uso de vivienda, gastos y resolucion.
- Gratuito, sin registro y totalmente editable.
Plantilla descargable
Descarga el modelo de contrato de alquiler de vivienda para empleados en Word:
Descargar contrato de alquiler para empleados (.docx)
El archivo incluye campos rellenables para: datos del arrendador y arrendatario (empresa), direccion de la vivienda, usuario concreto, renta, fianza, duracion y clausulas esenciales de uso, IVA, cesion y salida del trabajador. Abre el archivo, completa los datos en blanco y firma con la otra parte.
Fuentes consultadas
Fuentes y referencias
Incluye fuentes legales públicas, catastro y experiencia editorial especializada.
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